Les entreprises n’y voient pas toujours clair concernant la réglementation qui a instauré le principe de la piste d’audit. Il s’agit d’un outil indispensable pour les entreprises, leur permettant de prouver l’intégrité des documents, l’authenticité et la lisibilité de n’importe quelle pièce justificative qui circule au sein d’une société. Ce guide complet vous permettra de clarifier certains points.
Piste d’audit fiable : un large éventail d’objectifs
Le premier objectif que l’on reconnaît à la piste d’audit est la garantie de l’authenticité d’une facture électronique. En effet, en vertu de la directive 2010/45/UE du 13 juillet 2010, l’usage de ce type de document est strictement réglementé. Dans la pratique, les organismes assujettis doivent désormais user de tout moyen technique pour expédier les factures de manière dématérialisée.
Pour prévenir les éventuelles fraudes en matière de taxes ou tout simplement pour un maximum de sécurité dans les procédures de facturation, le moyen adopté doit faire l’objet de contrôles. La piste d’audit fiable est introduite dans le cadre des échanges de factures. Dorénavant, on peut ainsi retracer chaque événement lié à une transaction commerciale (prestations de services, vente ou livraison de biens). Pour en savoir plus, cliquez ici.
Enjeux et contexte de la piste d’audit fiable
Les premières entités concernées par la piste d'audit fiable sont les entreprises. La majorité d’entre elles émettent des factures à l’intention de leurs clients, en appliquant des procédés innovants, comme la signature électronique. Ainsi, la piste d'audit fiable est applicable aux factures représentant un risque (document version papier, format pdf…). Depuis la mise en vigueur de la Directive européenne du 13 juillet 2010, quelques principes ont été instaurés : format papier identique à la facture électronique, accord du client valable également pour les factures électroniques…
Il arrive souvent que les sociétés omettent la piste d’audit, mais dans ce cas, de sanctions lourdes peuvent s’appliquer, comme le rejet de la déduction des taxes qui grèvent la facture, la remise en cause du caractère original du document numérique, les pénalités etc… De plus, la moindre erreur ou omission peut impliquer une amende de 15 €. Toutefois, la somme des amendes concernant une seule facture ne peut excéder le quart du montant qui y est mentionné. Quel que soit le niveau de traitement de la facture, il existe des contrôles spécifiques. Cette procédure peut également déclencher la déduction de la TVA y figurant.
Les modes de sécurisation des factures sont aussi réglementés. Actuellement, trois moyens sont reconnus : l’Echange de Données Informatisées, les factures avec piste d’audit fiable et les factures électroniques signées. Dans le premier cas, il s’agit de veiller à ce que les échanges de fichiers soient bien structurés, suivant les modalités établies à l’article 289 VII 3° du Code Général des Impôts. La piste d’audit fiable concerne notamment les factures PDF transmises par mail (Art 289 VII 1° du CGI). Enfin, la facture électronique signée est réglementée suivant l’article 289 VII 2° du CGI.
Gestion de projet d’audit fiable : en interne ou en externe
Cette question relève de la décision exclusive de l’entreprise. Si ses ressources en interne sont suffisantes pour la piste d’audit, elle privilégiera certainement la gestion internalisée. Toutefois, le recours à un prestataire externe offre de nets avantages qui sont à considérer sérieusement avant toute prise de décision. En premier lieu, la documentation PAF requiert une rigoureuse synchronisation, non moins dépourvue de complexités. De plus, s’il s’agit d’un acteur interne ; disposer d’une vision d’ensemble cohérente sur le processus entier n’est pas une mince affaire. Les services éclatés au sein des organisations ou le nombre de cas particuliers font que le temps à allouer à cette tâche est loin d’être négligeable.